Al lado del virus, que nos mantiene encerrados en cuarentena en nuestras casas desde hace varias semanas, está creciendo otra enfermedad de la cual debemos cuidarnos y que se pone cada vez más y más crítica, especialmente para los que podemos trabajar en modo virtual, más aún si pertenecemos al sector o a las áreas de servicios.
Y es que esta enfermedad, que ya existía desde mucho tiempo atrás, había logrado que abandonáramos la simpleza de una llamada telefónica a otro compañero de trabajo o los pocos minutos que nos tomábamos en la redacción de un correo electrónico sencillo a diferentes áreas para llevarnos a agendar reuniones. No solo eran reuniones sobre los temas verdaderamente relevantes de la compañía, sino por y para todo. Fue así cómo pasamos de invertir minutos llamando o escribiendo a las personas necesarias a gastar horas en juntas multitudinarias y sin sentido.
Reuniones para acordar los términos del informe, el alcance del informe y los tiempos del informe. Luego, reuniones para validar el entendimiento de los términos del informe, del alcance del informe y para ajustar los tiempos en que se debe entregar el informe, porque es necesario reunirse con otros posibles interesados en el informe para que opinen sobre los términos del informe y el alcance del informe. Después de que se da inicio a la preparación del informe, es necesario reunirse varias veces para validar el avance del desarrollo del informe, pero a la reunión deben ir todos. ¡Todos es todos! Porque no nos podemos perder la opinión de nadie.
Es así cómo las reuniones se alargan una hora más y hay que organizar otras adicionales para poder cubrir todas las opiniones, puntos de vista y recomendaciones, y hacer que el informe quede perfecto. Al final del día, con este tipo de metodologías, ni para qué revisamos en qué termina el tan nombrado informe, ¡todos lo sabemos! Es más, podríamos cambiar la palabra informe por proyecto, presupuesto, análisis, evaluación o cualquiera de esos temas tan relevantes que se desarrollan usualmente en la administración de una compañía y el resultado sería el mismo.
Y no me malinterpreten por favor, no estoy diciendo que todos estos temas no sean importantes, ni mucho menos que nunca debamos reunirnos para nada, no, ese no es mi punto, sino que la cantidad exagerada de reuniones que se llevan a cabo hoy en día en las empresas atentan contra la salud de la misma, que es la productividad de sus colaboradores y por lo tanto de la compañía.
El diagnóstico
Y es que es muy fácil diagnosticar si nuestra empresa sufre de reunionitis aguda, que es esta enfermedad de la que estamos hablando y que está tan a la moda: hay muchas reuniones a la semana y muy pocas de ellas que realmente sean productivas. Basta con hacerse algunas preguntas sobre nuestras reuniones de los últimos meses, de las del día de hoy o sobre las de las próximas semanas para saber qué tan enfermos estamos.
La primera pregunta, y tal vez la más importante, es: ¿lo que vamos a tratar en esta reunión se puede limitar a una simple llamada o a un consulta que se puede resolver por correo electrónico? Si la respuesta es afirmativa, ¡cancele esa reunión! Haga rápidamente las llamadas o envíe ese email con su requerimiento y la solicitud de pronta respuesta. No hacerlo es atentar contra su tiempo y el de los demás.
De otro lado, si es usted el que esta siendo citado a una reunión con estas características no tema en hacer la llamada y apoyar a su interlocutor invitándolo a ahorrar tiempo en dicho sentido.
Si por el contrario, después de un análisis consciente, usted define que es absolutamente necesario reunirse con otras personas para un tema de verdadera relevancia, hágase las siguientes preguntas para diagnosticar la efectividad de sus reuniones:
- ¿El título de la citación tiene un nombre corto y descriptivo sobre el tema de la reunión?
- ¿El cuerpo de la citación incluye cual es el objetivo de la reunión y los temas a tratar?
- ¿La duración de la reunión es la adecuada, de acuerdo al objetivo y los temas a tratar?
- ¿Usted esta preparado o ha estimado un tiempo para preparar la reunión?
- ¿Tiene claro cuales deben ser los asistentes obligatorios y cuales los opcionales para su reunión?
- ¿Los asistentes tienen claro cual es su rol dentro de la reunión?
- ¿Empiezan y terminan a tiempo sus reuniones?
- ¿Se tratan los temas acordados?
- ¿Los asistentes llegan a conclusiones claras al final de la reunión?
- ¿Se definen acciones, tareas, actividades y sus respectivos responsables?
- ¿Se guardan actas o ayudas de memoria?
Si la respuesta a todas, o a cualquiera, de estas preguntas es no, usted y su empresa adolecen de esta típica enfermedad corporativa llamada reunionitis aguda, que, a diferencia de lo que muchos creen, no tiene que ver necesariamente con la cantidad de reuniones que se agendan, sino con la calidad y la eficiencia de la mismas, y con cómo estas realmente aportan a su productividad y a la de su compañía.
La reunionitis aguda fue detectada hace poco tiempo como una enfermedad, pues al principio se creía que era un sinónimo de productividad, y estaba empezando a ser combatida en algunas organizaciones con vacunas tales como: las etiquetas con horarios y reglas ubicadas en las entradas de los salones de reuniones, las tarjetas de tiempo, los relojes o los cronómetros al interior de las salas, las fichas con claves de productividad en las paredes de las salas, las actas prediseñadas por la administración para el control de las reuniones y muchas otras herramientas de ayuda para el desarrollo eficiente y productivo de las reuniones y como antivirus para el avance de esta enfermedad en las organizaciones.
Pero así como todos los virus se transforman para sobrevivir, la reunionitis aguda también mutó y se trasladó del mundo físico al mundo virtual; y en medio de la crisis mundial de la salud y de la economía, sin que nos diéramos cuenta, y de una manera muy rápida, esta nueva versión del virus empezó a mantenernos permanente REUNID 2.0 y atrapados en lugares fríos, poco audibles y borrosos como Zoom, GoogleMeet, Hangouts, Skype, MicrosoftTeams, Webex y muchos otros más.
La versión anterior del virus, la presencial, por lo menos tenía algunas restricciones para incrustarse como agente patógeno en nuestras vida empresarial; por ejemplo, la cantidad limitada de salas de reuniones físicas en las empresas (que en algunas empresas se multiplicaron sustancialmente en los últimos años), ya de por si era un anticuerpo para esta enfermedad, pues teníamos que esperar a encontrar una sala disponible para poder programar la reunión y, además, debíamos desocuparla rápidamente si alguien tenia el turno siguiente y empezaba a golpear en la puerta en señal de que nuestro tiempo había terminado.
Así como las reuniones físicas requerían de salas físicas , obviamente también necesitaban de nuestra presencia física y físicamente, por lo menos en la teoría, solo podíamos estar en un solo lugar, por lo tanto, por lo general no nos citaban a una sala y nos sacaban de ella para entrar a otra, o no se podía paralelamente juntar dos salas físicamente, nos tenían que dar tiempo para llegar de una sala a otra, de una oficina a otra o para cruzar la ciudad, mucho menos podían sacarnos del restaurante o de la cafetería para ir a una reunión, por lo menos (en teoría) nuestro tiempo de almuerzo era un tiempo sagrado y neutro para citar a reuniones, si no habíamos llegado a la oficina en la mañana o si ya habíamos salido en la tarde hacia nuestras casas, tampoco podíamos atender reuniones, y nuestra mente y la de nuestros compañeros y líderes se desconectaban de esta actividad.
La nueva versión del virus es mucho mas letal, pues aunque nuestro encierro y nuestra cuarentena global han levantado muros físicos a nuestro alrededor, al mismo tiempo nos han sumergido en un espacio virtual infinito, en donde precisamente no hay muros para las reuniones, en donde las salas están a un solo clic de distancia y además las podemos llevar en nuestras propias manos, a nuestro estudio, a nuestra sala, a nuestro comedor o a nuestra habitación; ahora estamos dentro de unos espacios físicos muy diferentes a los de nuestras oficinas y con unos compañeros también muy diferentes a nuestros compañeros habituales de trabajo, vivimos nuestros trabajos en un mundo virtual en donde ahora es mucho más fácil mantenernos REUNID 2.0 gran parte de nuestro tiempo.
Por lo anterior, ahora el diagnostico para esta enfermedad debe ser mucho más amplío y contundente, y deben incluirse un par de anticuerpos fundamentales para evitar el avance de este nuevo virus y que sirvan como restricción al desarrollo de reuniones innecesarias e improductivas; estos anticuerpos son la conciencia y el respeto, la conciencia de nuestro nuevo entorno laboral y el respeto por el tiempo de los demás e incluso el respeto por el tiempo propio.
Además de hacernos las mismas preguntas que ya habíamos repasado anteriormente para diagnosticar la efectividad de nuestras reuniones, ahora debemos incluir algunas adicionales para combatir esta mutación del virus, por ejemplo:
- ¿Conozco y he usado la aplicación que usaré en la reunión?
- ¿He validado que funciona mi internet, cámara y micrófono?
- ¿He hecho mi mayor esfuerzo para controlar las interrupciones y los ruidos de fondo antes y durante la reunión?
- ¿He citado la reunión con la anticipación adecuada?
- ¿He agendado la reunión respetando los horarios de los asistentes?
- ¿Mantengo mi micrófono en silencio cuando no soy yo el que interviene en la reunión?
- ¿Soy consciente de que utilizar la cámara también es importante?
- ¿Tengo una foto de perfil y/o ingreso mi nombre y apellido en la plataforma que estoy utilizando?
- ¿Verdaderamente presto atención a la reunión y no hago otras actividades en paralelo o "multitareas"?
Nuevamente, si la respuesta a todas o a cualquiera de estas preguntas es no, usted y su empresa adolecen de la nueva mutación del virus de reunionitis aguda, el REUNID 2.0. Es muy importante que empiece a tratarlo por el bien de su salud y por el bien de la salud de su empresa.
El tratamiento
Y es que una reunión virtual sigue siendo una reunión. Para cuidar la salud de la empresa y la suya, las reuniones virtuales, al igual que las presenciales, deben ser eficientes y productivas; así que cumpla con los mismos protocolos de planeación, contenido, estructura, manejo de la audiencia, gestión del tiempo, participación, compromiso y planes de acción que debería aplicar en cualquier tipo de reuniones. Es importante que, en el caso de reuniones virtuales complemente su protocolo con algunas actividades como:
- Ahorre tiempo descargando previamente la aplicación que usará para la reunión y probando su conectividad.
- Conéctese con no menos de 5 minutos de anticipación a la reunión.
- Busque un espacio adecuado en cuanto a comodidad y calidad de sonido para atender su reunión.
- Avise a las personas que conviven con usted sobre sus reuniones y pídales, en la medida de lo posible, su apoyo para evitar ruidos, interrupciones o distracciones durante la reunión.
- Revise con anticipación su agenda y prepárese para las reuniones a las que lo citan, pero también agende con anticipación a sus asistentes y entrégueles la información necesaria para que su reunión sea un éxito.
- Utilice su cámara y pídale a sus asistentes que eventualmente enciendan la suya, de esta manera se verán las reacciones de todos y se prestará mayor atención a la reunión, asimismo, aumentará la probabilidad de que se sientan involucrados con la misma.
- Recuerde que encender la cámara lo sacara a usted y a sus invitados de su zona de confort y esto los ayudará a aumentar su productividad, porque durante una reunión con vídeo se verán obligados a esforzarse por estar presentables, y eso les hará poner aún más empeño de lo habitual.
- Respete los horarios laborales de los demás, no los cite antes del horario de entrada ni después del horario de salida, estar en la casa no justifica que las personas tengan que sacrificar tiempo de su vida privada para atender mas temprano o más tarde los temas profesionales; mucho menos cite reuniones a la hora del almuerzo, recuerde que no todos tienen sus mismos hábitos, maneje una zona horaria amplia y neutral al medio día.
- Si va a a atender reuniones con externos trate de incluir su nombre y su apellido, no sus iniciales, si las aplicaciones se lo permiten use su fotografía, los humanos respondemos muy bien a las caras y entre más podamos "humanizar " las reuniones virtuales, mas productivas serán.
- Cuando no intervenga mantenga su micrófono en silencio y no trate de hacer otras tareas al mismo tiempo, al final ya sabe que no hará bien ni lo uno ni lo otro.
- Y, por último, enfóquese únicamente en la reunión y preste atención, respete al orador como le gustaría que lo respetaran a usted.
Tengamos en cuenta que las reuniones virtuales y remotas, atendidas desde nuestras casas, no son una coyuntura pasajera, vinieron para quedarse definitivamente en nuestras vidas, y si no dejamos que se conviertan en un virus que nos mantenga infinitamente REUNID 2.0, y logramos que sean verdaderamente eficientes y productivas, en el mediano plazo nos ayudaran a mejorar nuestra calidad de vida.
Recuerda que tu ya tienes todo para ser feliz y exitoso.
