La Ley 675 de 2001 dejó muchos vacíos en su articulado, especialmente en lo que al consejo de administración y al administrador se refiere, por lo que se hace necesario acudir al espíritu del legislador (exposición de motivos del proyecto de ley que le dio vida), para suplir esos vacíos.
El consejo de administración nace de la necesidad de que exista un órgano de la propiedad horizontal que sirva de intermediario entre los copropietarios y el administrador.
Sin lugar a duda, su principal función consiste en tomar decisiones y velar porque las tomadas por el Administrador se orienten para el cumplimiento de los fines del Conjunto o del edificio, además de orientar o asesorar a este último, sin extralimitarse en sus funciones ni pretender una coadministración.
De otra parte, la figura del administrador nace de la necesidad de darle al conjunto o edificio, entre muchos otros servicios, un representante legal que a su vez velara por la conservación de los activos del conjunto y estuviera a cargo delpersonal laboral.
Algunas precisiones ayudan a comprender lo que pretendían los autores de la ley con la creación de estos dos órganos de la administración.
Es claro que el delegado por un propietario ante la asamblea de copropietarios no puede ser postulado como miembro del Consejo. Si fuere este el caso, la asamblea no puede elegirlo y, en caso de que por error lo hiciera, su nombramiento es inválido y debe ser retirado del Consejo so pena de invalidar las decisiones o acciones que el Consejo haya adelantado con su presencia.
Es común ver que algunos de los postulados a consejeros sin ser propietarios acuden coloquialmente a la figura del "tenedor" para demostrar la legalidad de su elección, siendo que los términos “propietario” y “tenedor” tienen connotación diferente ante la ley. Aún en el caso que su nombre figure en una escritura pública, no puede tenerse como propietario hasta tanto ésta no esté registrada en la Oficina de Registro de la municipalidad correspondiente y no haya sido registrada en el certificado mencionado.
El “tenedor”, como su nombre lo indica, puede ser cualquier persona que “tiene” un bien inmueble, puede ser en calidad de arrendatario, administrador, secuestre, etc., sin que ostente la calidad de propietario.
El permitir que un “tenedor” forme parte del consejo de administración trasciende lo meramente formal para convertirse en un tema legal y hasta penal. Sucede que una decisión tomada en reunión de consejo, con presencia de un tenedor, que afecte al conjunto, al edificio o a un copropietario, carece de validez y puede ser denunciada ante la alcaldía municipal y si es del caso ante las instancias judiciales correspondientes de acuerdo con la naturaleza de la afectación producida.
La firma del contrato no implica que el primero se convierta en jefe del segundo o que éste sea subordinado de aquel. El administrador solo es subordinado de los propietarios de los inmuebles que administra (dependiendo del tipo de contrato firmado), a quienes debe dar información a través de su informe anual, de los derechos de petición que le cursen los propietarios o por las solicitudes verbales que éstos le hagan.
Por tanto, se considera causal de terminación de su contrato el mal trato que dé a los propietarios del edificio o conjunto residencial, pues éstos son, en últimas, sus reales empleadores.
➢ Los consejeros no deben ser morosos. Si bien no es requisito legal estar a paz y salvo frente a todas las obligaciones pactadas en el reglamento de la propiedad horizontal, por ética los consejeros no deben ser morosos por cuanto ellos deben dar ejemplo de cumplimiento a los demás propietarios del edificio o conjunto. Adicionalmente, porque están en posición de impedir el cobro de sus obligaciones en un momento dado.
➢ Independencia del administrador. Las acciones de los consejeros no pueden interferir en lo que compete a las funciones del administrador en modo alguno, pues ello representaría una extralimitación de funciones.
➢ Requisitos para ser administrador. Si bien la ley no es clara en este tema, lo propio es que sea una persona idónea para este cargo, con experiencia en administración de bienes, que tenga un perfil ejecutivo de dirección, además que posea formación en contabilidad y tenga conocimientos del régimen laboral, de solución de conflictos y de legislación de propiedad horizontal.También debe buscarse que posea un perfil adecuado y las capacidades para contribuir a la armonía entre quienes conviven en la copropiedad.
➢ Respeto por los bienes del conjunto o edificio. Tanto a los miembros del conjunto como al administrador no les es permitido hacer uso de los activos del conjunto o de los bienes privados de su propiedad o de propiedad de otros copropietarios, en calidad de préstamo, alquiler o cualquier otra modalidad, so pena de afrontar acciones penales por abuso de confianza o estafa y/o acciones administrativas como multas por extralimitación en sus funciones.
➢ Imparcialidad en su actuar. Los actos y decisiones tomados por los consejeros y por el administrador, así como las sanciones que deban ser impuestas deben hacerse en forma imparcial, esto es, dando tratamiento equitativo a los copropietarios y residentes, sin otorgar beneficios particulares.
