Eficiencia y eficacia, eficiencia y productividad, uso eficiente de los recursos organizacionales y obtención de los resultados planeados, la pequeña diferencia en estos dos conceptos y el impacto que se desprende de la efectiva gestión de los mismos.
Las estructuras organizacionales se arman con el fin de cumplir la misión empresarial con sostenibilidad y crecimiento orgánico hacia la visión estratégica, paso a paso, escalón tras escalón, resultado tras resultado, se avanza en el camino trazado, más lento, más rápido, a menor costo, a mayor costo, más temprano, más tarde.
Dos preguntas que se debería hacer todo líder empresarial: ¿se puede ser eficiente y no ser productivo?, ¿se puede ser productivo sin ser eficiente?
Estos interrogantes son una invitación a la revisión y evaluación de los procedimientos de las áreas funcionales de cualquier organización.
Los conceptos de eficiencia y eficacia, eficiencia y productividad deben estar claros e interiorizados por toda la pirámide estructural: la eficiencia es la utilización óptima de los recursos disponibles, emplear lo que realmente requiere cada proceso en la transformación de los insumos de entrada para entregar los productos o subproductos que requiere el siguiente proceso dentro de la cadena de abastecimiento de la empresa.
La eficacia o la productividad es alcanzar el resultado deseado, el objetivo propuesto, el producto final. Se puede ser productivo, pero no ser altamente eficiente, y también se puede ser eficiente pero no eficaz o productivo… si el enfoque no es el adecuado, no hay eficacia, si la eficiencia no agrega valor a la organización no hay productividad.
Una sencilla forma de explicar la diferencia entre eficiencia y eficacia es mediante el ejemplo de dos cazadores en el bosque, cada uno cuenta con tres flechas… inicia la jornada de caza, salen a primera hora de la mañana a cumplir su objetivo… al final del día, el primer cazador llega con su presa y utilizó sus tres flechas para conseguirla: fue efectivo, pero poco eficiente. El segundo cazador también cumplió el objetivo definido, cazó a su presa con el uso de una sola de las tres flechas que tenía disponible: fue efectivo y altamente eficiente.
En el ejemplo anterior, la productividad se cumple si las presas, los objetivos son los mismos para el cazador 1 y el cazador 2. Ya que si el objetivo de la caza era una pieza de determinadas características, y solo uno de ellos la alcanzó, este cazador fue productivo, cumplió con las características del objetivo definido.
El modelo de gestión 3PM, 3fficiency and productivity management, se enfoca en el mejoramiento de los procesos mediante el acertado diagnóstico, análisis, evaluación y rediseño de procedimientos de la mano de las personas directamente partícipes en cada uno de ellos, con los recursos y herramientas disponibles en la situación y actualidad real del proceso y la organización.
Cualquier modelo de gestión que se quiera implementar debe estar alineado con la cultura organizacional, con los factores externos e internos que influyen en la unidad de negocio. Cada empresa, así como cada persona, son mundos diferentes, tienen sus fortalezas y sus debilidades, sus habilidades y sus limitaciones. Un MGM (modelo de gestión y management) se debe adaptar a las necesidades, requerimientos y recursos disponibles.
La eficiencia y la productividad se requieren y es una meta ideal para toda unidad productiva. 3PM, de una manera sencilla y aterrizada a cada situación, define metodologías para el mejoramiento real de los procedimientos, de las rutinas operativas, de la gestión del día a día, de mano del talento humano que representa la masa crítica de la estructura organizacional. La filosofía 3PM, con base en el pragmatismo, en la simplificación de los procesos, en la innovación y participación inclusiva de todos los miembros de un equipo de trabajo, se convierte en un modelo de gestión eficiente y productivo, pero amigable y sencillo, permitiendo la identificación y motivación necesaria para su implantación e implementación.
3PM establece tres aspectos a tener en cuenta, diagnosticar, analizar y evaluar para la determinación del nivel de eficiencia y productividad en cualquier organización, estos son:
- Tiempo. Recurso no renovable, siempre debe ser cuantificado.
- Rendimiento. Desempeño de cada área funcional acorde a objetivos.
- Calidad. Entregables con cumplimiento de características definidas previamente.
Un factor inherente al mercado actual es la competitividad que debe tener cualquier empresa, su capacidad para participar activamente en su nicho, o segmento de mercado y la única forma de aumentar su capacidad y obtener mayor rentabilidad es que sus procesos sean eficaces y eficientes, productivos y eficientes: 3PM, gestión de la eficiencia y la productividad.
