A cada comandante de las Farc lo acompaña en sus desplazamientos al menos un hombre de la seguridad cubana. Las casas de protocolo localizados en el barrio El Laguito con las que ha contado siempre el gobierno cubano para atender a personalidades que visitan la isla con propósitos políticos o diplomáticos y que le fueron expropiadas a las grandes familias que salieron con la revolución, las dispuso el gobierno de Castro para alojar la delegación permanente de Colombia y de la guerrilla. Allí también tienen su residencia los miembros de la delegación de Noruega y los países garantes. Esta área de El Laguito está protegida por personal de la seguridad cubana y nadie externo al proceso tiene acceso a ésta. Es infranqueable.
Mapa. Las residencias que le fueron expropiadas a grandes familias cubanas en 1957 son las casas de protocolo donde se alojan las delegaciones
Los invitados del gobierno y la guerrilla, asesores, delegaciones internacionales, de víctimas o representantes de sociedad civil autorizados por el gobierno a interactuar con la guerrilla se alojan en el Hotel Palco anexo al Centro de Convenciones donde se llevan a cabo todas las reuniones. El gobierno nacional tiene una cuenta abierta con el Grupo Palco para pagar estos gastos que en el 2015 ascendieron a $962 millones, cifra constante desde el inicio de los diálogos en 2013.
En el complejo Palco –hotel y centro de convenciones- se desarrollan los diálogos
El internet y la telefonía internacional siguen siendo un lujo para los cubanos. Los minutos están controlados y solo hay acceso libre en los hoteles internacionales a unos costos altísimos. El gobierno debió someterse a estas tarifas y firmó un acuerdo comercial con la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba ETESCA para asumir el costo de las comunicaciones tanto de la delegación gubernamental como la de la guerrilla de las Farc, cuyo valor superó los $ 2.000 millones en 2015. Este valor también ha sido constante desde el comienzo de los diálogos. La Editorial Marti, asociada a la tradicional Gramna, se ocupó de la publicación de la digitalización de los documentos en la mesa, trabajo por el cual reconocieron $23 millones.
Los transportes de los negociadores y comisiones que han viajado a Cuba, como las de congresistas, victimas, sociedad civil y militares, ha sido en su mayoría en los aviones de la Fuerza Aérea, servicios por los cuales el Fondo para la paz pagó $1.000 millones mediante un contrato firmado con la FAC. Los movimientos de los guerrilleros para trasladarse de las selvas de Colombia a La Habana y viceversa son supervisados por la seguridad cubana, y Noruega como país garante y la Cruz Roja Internacional, entidad que asume la responsabilidad de estos traslados.
Así las cosas el gobierno cubano ha recibido del gobierno 1 millón de dólares anuales, un poco más en los años anteriores por la tasa cambiaria, declarados en el presupuesto nacional.
