La emergencia de salud pública que se vive actualmente en el mundo —que tendrá una nueva etapa a partir del próximo 1 de junio cuando finaliza la cuarentena obligatoria— ha dejado al descubierto muchas cosas. Una de ellas, precisamente, ha sido la forma en la que se dan los procesos de comunicación interna al interior de algunas organizaciones.
Aunque muchos sectores ya se han reactivado, y otros lo harán con solo una parte de sus nóminas, otro gran porcentaje seguirá haciendo uso del teletrabajo, por lo que la comunicación seguirá siendo un reto que se debe asumir de forma muy cuidadosa.
Más allá de elegir la plataforma tecnológica de conexión con los colaboradores, o definir el horario ideal, el reto en este tiempo ha sido lograr verdadera comunicación entre las personas, comunicación que a la postre genere la anhelada acción. Entendimos que la tecnología no comunica, comunica la voluntad.
El primer problema de la comunicación sigue siendo —como dice Andrés Aljure en su libro el Plan Estratégico de Comunicaciones— que está subvalorada. No valoramos la comunicación. Pensamos que hablar es comunicarse o que enviar un correo es comunicarse, y la verdadera comunicación se da cuando hay retroalimentación y nos ponemos en común. ¿Y qué significa ponernos en común? Que lo que signifique para el emisor, también signifique para el receptor. La comunicación debe ser clara y completa, pero, sobre todo, específica.
Luego de un proceso de observación y análisis en esta cuarentena, de escuchar a gerentes y empleados de empresas públicas y privadas, y de debates con colegas de otras ciudades y países, identifiqué seis elementos que vale la pena que las empresas tengan en cuenta a la hora de comunicarse con sus equipos. Lo bueno es que estas recomendaciones aplican para esta época de pandemia, pero nunca perderán vigencia, así que adoptarlas va a ser un buen negocio de aquí en adelante. ¡Aquí van!
1. El escenario actual sigue estando lleno de dudas e incertidumbre. Inicie siempre su conversación —oral o escrita—preguntando por el estado emocional del receptor, ¿cómo está?, ¿cómo va todo?, ¿cómo está su familia? Estas son tres preguntas que envían un mensaje muy poderoso. No se le olvide hacerlas. Recuerde que las acciones comunican. En esta época informar es una parte del reto, pero los mayores retos son motivar, dar ánimo e inspirar.
2. Defina los medios de comunicación que van a utilizar y qué tipo de información va por cada medio. Tenga presente que si son orales o escritos tiene variaciones significativas. Para esto es clave que analice sus audiencias, porque todas son diferentes. Eso significa que un mismo mensaje, podría enviarse por medios diferentes y tener enfoque y palabras distintas dependiendo del público que lo va a recibir. Prevalezca las video llamadas porque son lo más parecido a la comunicación cara a cara que hoy tanto extrañamos.
3. Hoy más que nunca la comunicación oportuna es protagonista, es decir, comunicación que llegue a tiempo a los colaboradores. Ellos hoy más que nunca esperan con ansias información de la empresa. El espacio que deja el silencio en una organización el rumor se encarga de llenarlo.
4. Escuche con los cinco sentidos. ¿Cómo se logra? Escuche para comprender, no para responder. Cuando usted escucha atentamente, puede hacer las preguntas correctas y cuando hace las preguntas correctas, toma buenas decisiones.
5. No asuma nada, absolutamente nada. Cuando uno supone, la mayoría de las veces supone mal. Ante la duda, llame, escriba, pregunte o verifique. No espere que algún colaborador haga algo que usted no le ha comunicado. ¡Ellos no son adivinos!
6. Incluya la empatía en sus mensajes. Todo mensaje tiene la carga emocional del momento y debe aprender a canalizarla. Póngase en los zapatos de la otra persona antes de diseñar el mensaje y antes de elegir el medio. Diga lo que le molesta, pero dígalo suave, charladito y chévere.
Estas recomendaciones pueden ayudarle a mejorar la comunicación en su empresa. El reto es gigante, porque usted puede saber lo que dijo, pero nunca lo que la otra persona entendió, por eso busque la forma siempre de ponerse en común siempre.
